¿Cuáles son los pros y los contras de la mensajería instantánea para empresas?

Descubre si la Mensajería Instantánea es Adecuada para tu Empresa

La comunicación es uno de los componentes más críticos de tu pequeña empresa. Es esencial que facilites una estrategia de comunicación efectiva que permita a todo tu equipo conectarse y compartir información crucial.

Pero a veces, es difícil encontrar una manera de comunicarse cuando alguien está de vacaciones o trabajando desde casa. Ahí es donde entra la mensajería instantánea.

Probablemente estés familiarizado con las plataformas de mensajería instantánea en tu vida personal, pero el software de mensajería instantánea está ocupando rápidamente su lugar en el mundo empresarial.

Aunque las reuniones cara a cara, las llamadas telefónicas en vivo y las interacciones personales siguen siendo ideales, la mensajería instantánea hace que la comunicación sea conveniente, accesible y rápida como el rayo.

Vamos a explorar qué es la mensajería instantánea, cómo la están utilizando las empresas y los pros y contras de la mensajería instantánea para la comunicación empresarial.

¿Qué es la Mensajería Instantánea para la Comunicación Empresarial?

La mensajería instantánea es un software que permite la comunicación instantánea entre dos o más personas. Al igual que enviar mensajes de texto en tu teléfono, proporciona a todas las partes un canal de comunicación confiable para entablar una conversación en tiempo real a través de su computadora o dispositivos móviles.

Estas herramientas ofrecen herramientas de comunicación como compartir enlaces, establecer estados y otras capacidades que mejoran la conversación. La mensajería instantánea es una excelente opción para la comunicación empresarial ya que conecta a todos los miembros del equipo de diferentes departamentos para facilitar conversaciones profesionales.

¿Cómo están utilizando las empresas la mensajería instantánea?

Los dueños de negocios utilizan software de mensajería instantánea para facilitar la comunicación interna y externa en lo que respecta a la comunicación empresarial.

La comunicación interna implica compartir información y conversaciones únicamente con personas dentro de tu organización. La comunicación externa es cuando los miembros de tu empresa se comunican con personas fuera de la organización.

Echa un vistazo a algunos ejemplos de comunicación interna y externa usando mensajería instantánea:

Ejemplos de Mensajería Instantánea para la Comunicación Interna

• Dos miembros del equipo que trabajan en el mismo proyecto pueden usar la mensajería instantánea para conferencias diarias.
• El gerente de recursos humanos puede enviar una encuesta a los empleados a través de la mensajería instantánea.
• Un empleado puede enviar un mensaje a su compañero de trabajo para una aclaración inmediata sobre un problema.

Ejemplos de Mensajería Instantánea para la Comunicación Externa

• Un miembro del equipo de soporte al cliente puede comunicarse con un cliente a través de la mensajería instantánea.
• El software de mensajería instantánea puede tener una función de invitado para permitir a los empleados enviar mensajes a freelancers y contratistas independientes de manera fácil.

No importa cómo una empresa elija usar la mensajería instantánea, beneficia a todos los involucrados. Así que echemos un vistazo a los pros y contras del uso de la mensajería instantánea para optimizar la comunicación en tu empresa.

Pros y Contras de la Mensajería Instantánea

Las Ventajas de la Mensajería Instantánea para la Comunicación Empresarial

La mensajería instantánea no es solo para las redes sociales. Debido a que es tan instantánea como hacer una llamada telefónica, esta herramienta de comunicación es excelente para los dueños de negocios que buscan agilizar las interacciones entre sus empleados.

Aquí están las ventajas de usar software de mensajería instantánea para resolver las necesidades de comunicación de tu empresa.

1. Accede a mensajes instantáneos en múltiples dispositivos

Debido a que la mayoría de los servicios de mensajería instantánea se realizan a través de una aplicación, tus empleados pueden acceder a sus mensajes instantáneos desde cualquier dispositivo móvil. Así que ya sea un iPhone, una laptop o una computadora de escritorio, los empleados verán las notificaciones de la aplicación de mensajería y podrán responder al instante.

Esto es genial porque significa que tu equipo siempre está accesible, incluso si se mueve por el edificio o de camino al trabajo. Así que si hay una necesidad urgente de información o respuestas a una pregunta apremiante, la mensajería instantánea te pondrá en contacto exactamente cuando lo necesites.

2. Facilita la construcción de equipos y la confianza

El principal beneficio de la mensajería instantánea es la camaradería y la conexión que fomenta entre los empleados. Además, ofrece un espacio seguro para las relaciones informales que típicamente ocurren en la sala de descanso o cerca del enfriador de agua.

Ahora es más fácil que nunca pasar todo el día pegado a una pantalla sin participar en conversaciones casuales que te dan un descanso mental de tu carga de trabajo.

La comunicación informal puede no parecer una función empresarial crítica, pero es el tipo de conexión que permite a los miembros del equipo construir relaciones laborales sólidas.

Esto conduce a menos rotación de empleados y mayor productividad ya que los empleados se sienten como miembros valiosos del equipo.

La mensajería instantánea también brinda a los empleados nuevos o introvertidos un foro para sentirse incluidos en los chats grupales del equipo sin la presión de participar en una conversación en vivo.

3. Capacidades de registro

Las llamadas telefónicas y de video son geniales, pero una vez que terminan, generalmente no hay un registro accesible para revisar, lo que significa que es posible que tengas que pedir la información nuevamente.

Discutir asuntos empresariales a través de la mensajería instantánea permite llevar a cabo un registro esencial. Al igual que cuando envías un correo electrónico, los programas de mensajería instantánea archivan las conversaciones.

Esto significa que si un compañero de trabajo comparte el enlace a un archivo o agenda, puedes revisar los mensajes instantáneos para encontrar el documento en lugar de pedirles que lo envíen nuevamente.

Los registros también pueden convertirse en fuentes esenciales de información para los nuevos empleados. Esto reduce el tiempo que la gestión necesita para ponerse al día con un nuevo miembro del equipo, ahorrando costos generales y tiempo valioso para otras tareas empresariales.

4. Mejora la eficiencia del equipo y la colaboración

El uso de la mensajería instantánea permite una comunicación en tiempo real que cierra la larga distancia entre los empleados remotos y sus compañeros en persona.

Los servicios de mensajería instantánea ayudan a tu equipo a trabajar eficientemente desde diferentes ubicaciones. Así que si tienes miembros del equipo en el campo, en una conferencia o simplemente fuera de la oficina, puedes usar este software de comunicación para interactuar y compartir archivos.

Esto te permite llevar a cabo reuniones empresariales más efectivas y proactivas a través del mensajero, incluso cuando tu equipo está disperso a lo largo de una gran distancia.

Usar una aplicación de mensajería instantánea para tu empresa también permite más oportunidades de colaboración. Por ejemplo, si una persona hace una pregunta en un chat grupal, convierte el mini chat en una oportunidad de aprendizaje para todos los involucrados.

Esto disminuirá el tiempo dedicado a responder las mismas preguntas una y otra vez, especialmente porque los miembros del chat grupal pueden buscar la conversación para obtener información específica según sea necesario.

5. Complementa otras formas de comunicaciones empresariales

La mensajería instantánea es aún más ventajosa cuando se usa junto con otras formas de comunicación.

Por ejemplo, supongamos que estás en videollamada con un cliente con respecto a un servicio o producto, y plantean una pregunta que no puedes responder.

En ese caso, puedes enviar rápidamente un mensaje a un miembro del equipo para obtener apoyo o la información que necesitas sin poner al cliente en espera.

Esto te permitirá realizar múltiples tareas sin ser disruptivo y mejorar la experiencia del cliente para tu cliente.

6. Elimina las barreras de comunicación

En el mundo empresarial de hoy, no es inusual tener empleados tanto locales como internacionales. Esto significa que, en ocasiones, los empleados con diferentes idiomas nativos pueden necesitar comunicarse.

La mensajería instantánea rompe barreras al permitir que los miembros del personal se conecten rápidamente y se entiendan mejor entre sí.

Algunos servicios de mensajería instantánea incluso ofrecen servicios de traducción, lo que significa que hay menos posibilidades de malentendidos debido a una barrera del idioma.

Las desventajas de la mensajería instantánea para las empresas

Por supuesto, todo tiene un lado negativo. Aunque la mensajería instantánea puede ser increíblemente ventajosa para tu empresa, hay algunos inconvenientes.

Aquí hay algunos inconvenientes de usar la mensajería instantánea para las necesidades de comunicación de tu empresa.

1. Podría convertirse en una distracción

Es cierto: la mensajería instantánea tiene el potencial de ser una distracción. Tus empleados pueden discutir temas no relacionados con el trabajo o usar el sistema de mensajería para discutir temas personales en lugar de temas relacionados con el trabajo.

Sin embargo, esa conversación informal puede beneficiar a su empresa al ayudar a sus empleados a relajarse y tomar un descanso mental después de trabajar tantas horas.

Establezca límites saludables con su plataforma de mensajería instantánea. Podría desactivar las notificaciones de chats no críticos o cerrar la plataforma durante una reunión de equipo.

Incluso puede permitir que los empleados configuren su estado de mensajería como ocupado, disponible o invisible para que puedan autorregular su uso de la aplicación de mensajería.

2. Posible Pérdida de Mensajes Importantes

El hecho de que aparezcan notificaciones no significa que los empleados las noten. A veces, los trabajadores están tan concentrados en su tarea actual que ignoran o pasan por alto las notificaciones de chat. Así que, una pregunta puede quedar sin respuesta si se hace a través de la mensajería instantánea.

En este caso, puede establecer expectativas de que los mensajes instantáneos sean respondidos dentro de un marco de tiempo específico o recurrir a otros modos de comunicación para transmitir información crítica.

3. Desdibuja los Límites Entre el Trabajo y la Vida Personal

Aunque es excelente que la mayoría de las plataformas de mensajería instantánea estén disponibles en dispositivos de escritorio y móviles, puede causar problemas para los empleados abrumados. Por ejemplo, si se envían mensajes fuera del horario laboral, puede provocar que los trabajadores se quemen o se sientan abrumados por la conectividad constante.

Para evitar este problema, establezca límites respecto a los momentos en que los empleados pueden usar la mensajería instantánea. Comunique a los miembros del personal cuándo espera que respondan mensajes instantáneos y cuándo pueden desconectarse para atender asuntos personales.

Esto ayudará a que la mensajería instantánea sea una adición positiva para su negocio y mostrará a sus empleados que se preocupa por ellos como seres humanos.

Mejores Prácticas de Mensajería Instantánea para Negocios:

Aunque la mayoría de las personas están familiarizadas con la mensajería instantánea, es importante distinguir entre el uso personal y la mensajería instantánea para los negocios.

Aquí hay algunas cosas que puede hacer para mantener sus mensajes instantáneos profesionales y eficientes:

• Un Mensaje/Un Asunto: Cuanto más conciso sea con los mensajes instantáneos, mejor. Haga su mensaje accionable y limite a una solicitud o pregunta a la vez.
• Mantenga su Objetivo Final en Mente: Sea claro con lo que necesita de la otra persona antes de formular su mensaje. Esto garantizará que elija las palabras correctas y transmita el mensaje adecuado.
• Solo Etiquete a las Personas Adecuadas: Un gran error en la mensajería instantánea es etiquetar a demasiadas personas en su mensaje. Solo etiquete a las personas que necesitan saber la información o responder su pregunta específica. No solo construirá credibilidad con su equipo sino que evitará la fatiga de notificaciones.
• Tenga Cuidado con lo que Escribe: Puede ser tentador ser gracioso o cotillear con un compañero a través de la mensajería instantánea, pero recuerde que cada mensaje se registra y puede ser revisado según sea necesario. Evite temas sensibles, lenguaje inapropiado y chismes a través de la plataforma de mensajería instantánea de su empresa.

Utilice la Mensajería Instantánea para Mejorar la Comunicación y Comprometer a los Empleados Hoy Mismo

Está claro que la mensajería instantánea puede ser un componente esencial de su sistema de comunicaciones empresariales. No solo puede facilitar el trabajo en equipo dentro de su empresa, sino que agrega otra capa de comunicación a sus esfuerzos de servicio al cliente.

Después de revisar los pros y los contras de la mensajería instantánea, las ventajas superan con creces las desventajas. Pero no todas las aplicaciones de mensajería son iguales.

La decisión más importante es qué plataforma de mensajería instantánea es adecuada para su empresa. Elija una plataforma que ofrezca seguridad de la información y funciones avanzadas.

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Preguntas Frecuentes

¿Cómo se usa la mensajería instantánea en el lugar de trabajo?

La mensajería instantánea en el lugar de trabajo se utiliza ampliamente para la comunicación empresarial. Los empleados confían en la mensajería instantánea para proyectos de trabajo, colaboración en equipo, comunicación con clientes y socialización con colegas.

¿Cómo puedo hacer crecer mi red profesional?

Haga crecer su red profesional dando más de lo que recibe, asistiendo a eventos de networking y llevando una tarjeta de visita digital para compartir en cualquier momento.

¿Cómo será el futuro del networking profesional?

El futuro de las redes implica encuentros personalizados, redes internas mejoradas y experiencias de networking impulsadas por IA.

¿Qué es una tarjeta de visita digital?

Una tarjeta de visita digital, también conocida como tarjeta de visita con código QR, es un archivo digital compartible que contiene su información de contacto básica y funciones adicionales, como enlaces útiles y archivos multimedia, para mostrar quién es usted como profesional.