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How to create and add a custom email signature

April 1, 2022
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What is an email signature?

Email signatures are "the block of text at the end of an email which includes professional contact details and company branding". They are a perfect opportunity to create brand recognition, but also to activate clients. Long gone are the days where you would limit information to your contact details. By including QRs or links, you can lead contacts to your personal website, booking sites, digital card...

What should an email signature include?

In KADO, you can generate different types of email signatures. However, normally it will include

  • Full name
  • Position
  • Company name
  • [Optional] Some contact information: email, phone number
  • [Optional] Your picture or the company logo
  • [Recommended]: your QR or a link to your digital business card or business profile

In your KADO account, within your profile (https://app.kadonetworks.com/login), click on the tab called Email Signature. You will find there different options to easily create and compose your email signature!

Below you will find instructions on how to add them to the different providers:

How to add your email signature in GMail

  1. On KADO, generate your desired signature and click on "Copy Signature"
  2. Go to your GMail, click on the settings gear that you will find at the top right and click on "See all settings"
  3. Under the "General" tab, scroll down until you find the section called "Signature"
  4. Edit or create a new signature. If you create a new one, make sure you use that one for the Signature defaults
  5. Paste your signature
  6. Scroll to the very bottom and click "Save"

How to add your email signature in Outlook

In order to add your signature in Outlook, it will depend whether you are using a browser or the desktop app on a Windows or a Mac

Adding the signature on Outlook web

  1. On KADO, generate your desired signature and click on "Copy Signature"
  2. Go to your Outlook on the web, click on the settings gear that you will find at the top right
  3. Click on "View all Outlook Settings"
  4. Select "Mail" then "Compose and reply"
  5. Edit or create a new signature. Make sure you give it a name
  6. Paste your signature
  7. Click on "Save"

Adding the signature on the Outlook Windows app

  1. On KADO, generate your desired signature and click on "Copy Signature"
  2. On your Outlook app, click "New Email" as if you were going to write a new email
  3. On the top bar, at the right, click on the button "Signature", then "Signatures"
  4. Edit or create a new signature. Make sure you give it a name
  5. Click on "Save"
  6. Under Choose default signatures, make sure you select the signature you created.
  7. Click on "OK" to finalize the process

Adding the signature on the Outlook Mac app

  1. On KADO, generate your desired signature and click on "Copy Signature"
  2. On your Outlook app, click "New Email" as if you were going to write a new email
  3. From the menu, select Signature > Signatures.
  4. Select + and type a name for the signature.
  5. Under Signature, type your signature and format it the way you like.
  6. Under New messages, select your signature.

How to add your email signature in Apple Mail

  1. On KADO, generate your desired signature and click on "Copy Signature"
  2. With your Apple Mail app, click into the "Mail" menu at the top left of the screen and select "Preferences"
  3. In the "Signatures" tab, click on "+" to add a new signature
  4. Make sure you uncheck the option for "Always match my default message font"
  5. Click into the signature area
  6. Paste your signature
  7. Close the pop up

Preguntas Frecuentes

Si tienes dudas, no te preocupes. Estamos aquí para explicarte todo lo que necesitas saber. ¡Déjanos ayudarte!

  • Una tarjeta de visita digital es una forma moderna y virtual de compartir tus datos de contacto al instante mediante códigos QR, NFC o un enlace. A diferencia de las tarjetas de papel, una tarjeta de visita digital te permite actualizar tu información en tiempo real, añadir elementos interactivos y reducir el impacto ambiental.

  • Tu tarjeta de visita digital debe incluir tu nombre completo, puesto de trabajo, empresa y datos de contacto como correo electrónico y número de teléfono. También puedes agregar enlaces a redes sociales, canales de comunicación como WhatsApp o Calendly, botones personalizados e incluso contenido en video. Con KADO, puedes personalizar completamente el diseño de tu tarjeta, incluyendo colores, logotipos y avatares de tu empresa.

  • ¡Sí! KADO ofrece una versión gratuita que te permite diseñar tu tarjeta desde cero, añadir enlaces y compartirla digitalmente con facilidad. El plan gratuito incluye funciones esenciales, mientras que las opciones avanzadas de personalización como temas de colores e integraciones premium están disponibles en los planes de pago. Puedes crear tu tarjeta de visita digital gratis aquí.

  • Cada tarjeta de visita digital de KADO incluye automáticamente un código QR que se puede escanear para compartir tu información al instante. Puedes encontrar tu código QR en la app, en la pantalla de "Intercambio", o acceder a él a través de tu perfil web. Para más información sobre cómo crear una tarjeta de visita con código QR, visita nuestra web.

  • Existen muchas opciones, pero KADO destaca por sus características únicas y capacidades empresariales:

    • Soporta videos, botones personalizados y enlaces, incluso en el plan gratuito.
    • Se integra de forma nativa con HubSpot, Salesforce y Microsoft Dynamics para la gestión de contactos.
    • Permite una personalización total del diseño, incluyendo colores, logotipos y branding empresarial.
    • Está diseñada para empresas, ofreciendo seguridad avanzada, control de acceso basado en roles y un panel de administración para gestionar tarjetas digitales de equipos.

  • Absolutamente. KADO prioriza la seguridad mediante almacenamiento en la nube cifrado, control de acceso basado en roles y la eliminación de IPs públicas que puedan exponer tus datos. Además, KADO cumple con los estándares de seguridad más estrictos, incluyendo SOC 2 y GDPR, para garantizar la protección de tu información en todo momento.

  • Sí. KADO está diseñado para empresas de todos los tamaños y ofrece soluciones adaptadas a distintos equipos de trabajo. Proporciona gestión centralizada de contactos, distribución de tarjetas en toda la empresa y permisos basados en roles para garantizar que los datos corporativos se mantengan protegidos. Los administradores también pueden gestionar tarjetas de visita digitales desde un panel intuitivo.

  • KADO ofrece tarjetas de visita digitales con NFC que permiten compartir tu información de contacto al instante con solo acercar la tarjeta a un smartphone compatible. A diferencia de las tarjetas tradicionales, estas eliminan la necesidad de escanear códigos QR o introducir datos manualmente. Puedes solicitar tu tarjeta de visita NFC directamente en nuestra web.

  • No, KADO funciona sin problemas en navegadores móviles y de escritorio, permitiéndote compartir tu tarjeta sin necesidad de descargar una app. Sin embargo, para funciones avanzadas, KADO también ofrece una app móvil donde puedes almacenar tu tarjeta en una billetera digital, acceder rápidamente a tu código QR y compartir tu tarjeta sin conexión.

  • Puedes compartir tu tarjeta de visita digital KADO de varias maneras, facilitando la conexión con otras personas. Los métodos más comunes incluyen mostrar tu código QR para escanearlo, compartir tu enlace único por correo electrónico o mensaje, o utilizar una tarjeta NFC. Lo mejor es que el destinatario no necesita una app para recibir o guardar tus datos de contacto.

  • Sí, KADO ofrece integraciones con CRM para mejorar tu flujo de trabajo. Las integraciones de KADO con CRM incluyen HubSpot, Salesforce y Microsoft Dynamics, lo que permite sincronizar contactos y rastrear interacciones automáticamente. Además, KADO es compatible con Zapier, permitiendo la integración con más de 100 herramientas adicionales.

  • Sí. Si has guardado tus tarjetas de visita digitales en tu billetera móvil o como widgets en tu dispositivo, aún podrás compartir tus datos de contacto mediante código QR sin necesidad de conexión a internet. Esto te permite estar siempre preparado para hacer networking, ya sea en un evento, en un avión o en un lugar sin señal.

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