Instant Messaging: Vor- und Nachteile für Unternehmen

Finden Sie heraus, ob Instant Messaging für Ihr Unternehmen geeignet ist

Kommunikation ist eine der wichtigsten Komponenten Ihres kleinen Unternehmens. Es ist entscheidend, dass Sie eine effektive Kommunikationsstrategie fördern, die es Ihrem gesamten Team ermöglicht, wichtige Informationen zu verbinden und auszutauschen.

Aber manchmal ist es schwierig, eine Möglichkeit zu finden, zu kommunizieren, wenn jemand im Urlaub ist oder von zu Hause aus arbeitet. Hier kommt Instant Messaging ins Spiel.

Sie sind wahrscheinlich mit Instant Messaging-Plattformen in Ihrem Privatleben vertraut, aber Instant Messaging-Software nimmt schnell ihren Platz in der Geschäftswelt ein.

Während persönliche Meetings, Live-Telefonate und persönliche Interaktionen weiterhin ideal sind, macht Instant Messaging die Kommunikation bequem, zugänglich und blitzschnell.

Lassen Sie uns erkunden, was Instant Messaging ist, wie Unternehmen es nutzen und die Vor- und Nachteile von Instant Messaging für die Geschäftskommunikation.

Was ist Instant Messaging für die Geschäftskommunikation?

Instant Messaging ist eine Software, die eine sofortige Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen ermöglicht. Ähnlich wie das Senden von Textnachrichten auf Ihrem Telefon bietet es allen Beteiligten einen zuverlässigen Kommunikationskanal, um über ihren Computer oder ihre mobilen Geräte Echtzeitgespräche zu führen.

Diese Tools bieten Kommunikationshilfen wie Link-Freigabe, Status-Einstellung und andere Fähigkeiten, die die Konversation verbessern. Instant Messaging ist eine ausgezeichnete Option für die Geschäftskommunikation, da es alle Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen verbindet, um professionelle Gespräche zu ermöglichen.

Wie nutzen Unternehmen Instant Messaging?

Unternehmensleiter verwenden Instant Messaging-Software, um interne und externe Kommunikation in Bezug auf Geschäftskommunikation zu erleichtern.

Interne Kommunikation beinhaltet das Teilen von Informationen und Gesprächen ausschließlich mit Personen innerhalb Ihrer Organisation. Externe Kommunikation findet statt, wenn Mitglieder Ihres Unternehmens mit Personen außerhalb der Organisation kommunizieren.

Werfen Sie einen Blick auf einige Beispiele interner und externer Kommunikation mithilfe von Instant Messaging:

Beispiele für Instant Messaging für interne Kommunikation

• Zwei Teammitglieder, die an demselben Projekt arbeiten, können Instant Messaging für tägliche Konferenzen verwenden.
• Der HR-Manager kann eine Mitarbeiterumfrage über IM senden.
• Ein Mitarbeiter kann seinem Kollegen eine Nachricht zur sofortigen Klärung eines Problems senden.

Beispiele für Instant Messaging für externe Kommunikation

• Ein Mitglied des Kundensupport-Teams kann über Instant Messaging mit einem Kunden kommunizieren.
• Instant Messaging-Software kann eine Gästefunktion haben, die es den Mitarbeitern ermöglicht, problemlos Nachrichten an Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer zu senden.

Unabhängig davon, wie ein Unternehmen Instant Messaging zu nutzen beschließt, profitieren alle Beteiligten davon. Schauen wir uns also die Vor- und Nachteile der Nutzung von Instant Messaging an, um die Kommunikation für Ihr Unternehmen zu optimieren.

Vor- und Nachteile von Instant Messaging

Die Vorteile von Instant Messaging für die Geschäftskommunikation

Instant Messaging ist nicht nur für soziale Medien. Da es so schnell wie ein Telefongespräch ist, ist dieses Kommunikationsmittel ausgezeichnet für Geschäftsinhaber, die die Interaktionen zwischen ihren Mitarbeitern optimieren möchten.

Hier sind die Vorteile der Nutzung von Instant Messaging-Software, um die Kommunikationsbedürfnisse Ihres Unternehmens zu lösen.

1. Zugriff auf Instant Messages auf mehreren Geräten

Da die meisten Instant Messaging-Dienste über eine App abgewickelt werden, können Ihre Mitarbeiter auf ihre IMs von jedem mobilen Gerät aus zugreifen. Ob iPhone, Laptop oder Desktop-Computer, Mitarbeiter sehen die App-Pop-ups oder Benachrichtigungen und können sofort antworten.

Dies ist großartig, weil es bedeutet, dass Ihr Team immer erreichbar ist, selbst wenn es sich im Gebäude bewegt oder auf dem Weg zur Arbeit ist. Wenn also ein dringender Informationsbedarf oder die Beantwortung einer dringenden Frage besteht, bringt Sie das Instant Messaging genau dann in Kontakt, wenn Sie es benötigen.

2. Erleichtert Teambildung und Vertrauen

Der größte Vorteil des Instant Messaging ist die Kameradschaft und Verbindung, die es zwischen den Mitarbeitern fördert. Darüber hinaus bietet es einen sicheren Raum für informelle Beziehungen, die typischerweise im Pausenraum oder am Wasserspender entstehen.

Es ist jetzt einfacher als je zuvor, den ganzen Tag vor einem Bildschirm zu verbringen, ohne sich in zwanglose Gespräche zu vertiefen, die Ihnen eine mentale Pause von Ihrer Arbeitslast bieten.

Informelle Kommunikation mag nicht wie eine kritische Geschäftsfunktion erscheinen, aber es ist die Art von Verbindungsaufbau, die es den Teammitgliedern ermöglicht, solide Arbeitsbeziehungen zu knüpfen.

Dies führt zu weniger Mitarbeiterfluktuation und erhöhter Produktivität, da sich die Mitarbeiter als wertgeschätzte Teammitglieder fühlen.

Instant Messaging bietet neuen oder introvertierten Mitarbeitern auch ein Forum, um sich in Teamgruppen-Chats einzubringen, ohne den Druck zu spüren, sich in ein Live-Gespräch einzuschalten.

3. Aufzeichnungsfähigkeiten

Telefon- und Videogespräche sind großartig, aber sobald sie enden, gibt es normalerweise kein zugängliches Protokoll zur Überprüfung, was bedeutet, dass Sie die Informationen möglicherweise erneut anfordern müssen.

Die Diskussion geschäftlicher Angelegenheiten über Instant Messaging ermöglicht die Durchführung wichtiger Aufzeichnungen. Genau wie bei E-Mails archivieren Instant Messaging-Programme Gespräche.

Das bedeutet, wenn ein Kollege den Link zu einer Datei oder Agenda teilt, können Sie die IMs überprüfen, um das Dokument zu finden, anstatt ihn zu bitten, es erneut zu senden.

Backlogs können auch zu wichtigen Informationsquellen für neue Mitarbeiter werden. Dies reduziert die Zeit, die das Management benötigt, um sich mit einem neuen Teammitglied vertraut zu machen, und spart Gemeinkosten und wertvolle Zeit für andere Geschäftstätigkeiten.

4. Verbessert die Effizienz und Zusammenarbeit im Team

Die Verwendung von Instant Messaging ermöglicht eine Echtzeitkommunikation, die die große Distanz zwischen entfernten Mitarbeitern und ihren persönlichen Kollegen überbrückt.

Instant Messaging-Services helfen Ihrem Team, effizient von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten. Wenn Sie also Teammitglieder im Außendienst, auf einer Konferenz oder einfach außer Haus haben, können Sie diese Kommunikationssoftware verwenden, um zu interagieren und Dateien zu teilen.

Dies ermöglicht es Ihnen, effektive und proaktive Geschäftstreffen über Messenger zu führen, selbst wenn Ihr Team über eine große Distanz verteilt ist.

Die Verwendung einer Instant Messaging-App für Ihr Unternehmen ermöglicht auch mehr Zusammenarbeitsmöglichkeiten. Wenn beispielsweise jemand eine Frage in einem Gruppenchat stellt, wird der Mini-Chatroom zu einer Lernmöglichkeit für alle Beteiligten.

Dies wird die Zeit verringern, die mit der Beantwortung derselben Fragen immer und immer wieder verbracht wird, insbesondere da die Mitglieder des Gruppenchats das Gespräch bei Bedarf nach spezifischen Informationen durchsuchen können.

5. Ergänzt andere Formen der Geschäftskommunikation

Instant Messaging ist noch vorteilhafter, wenn es in Verbindung mit anderen Kommunikationsformen verwendet wird.

Wenn Sie beispielsweise in einem Videogespräch mit einem Kunden über eine Dienstleistung oder ein Produkt sind und dieser eine Frage stellt, die Sie nicht beantworten können.

In diesem Fall können Sie schnell einem Teammitglied eine Nachricht senden, um Unterstützung oder die benötigten Informationen zu erhalten, ohne den Kunden in die Warteschleife zu setzen.

Dies ermöglicht es Ihnen, multitaskingfähig zu sein, ohne störend zu wirken, und verbessert die Kundenerfahrung für Ihren Klienten.

6. Entfernt Kommunikationsbarrieren

In der heutigen Geschäftswelt ist es nicht ungewöhnlich, sowohl lokale als auch internationale Mitarbeiter zu haben. Dies bedeutet, dass gelegentlich Mitarbeiter mit verschiedenen Muttersprachen kommunizieren müssen.

Instant Messaging baut Barrieren ab, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell in Kontakt zu treten und sich besser zu verstehen.

Einige Instant Messaging-Dienste bieten sogar Übersetzungsdienste an, was bedeutet, dass die Möglichkeit von Missverständnissen aufgrund von Sprachbarrieren geringer ist.

Die Nachteile des Instant Messaging für Unternehmen

Natürlich hat alles eine Kehrseite. Auch wenn Instant Messaging für Ihr Unternehmen äußerst vorteilhaft sein kann, gibt es ein paar Nachteile.

Hier sind einige Nachteile der Verwendung von Instant Messaging für die Kommunikationsbedürfnisse Ihres Unternehmens.

1. Könnte zur Ablenkung werden

Es stimmt: Instant Messaging hat das Potenzial, abzulenken. Ihre Mitarbeiter könnten über nicht arbeitsbezogene Themen sprechen oder das Nachrichtensystem nutzen, um persönliche Themen zu besprechen, anstatt arbeitsbezogene.

Jedoch kann dieses informelle Gespräch Ihrem Unternehmen zugutekommen, indem es Ihren Mitarbeitern hilft, sich zu entspannen und nach vielen Arbeitsstunden eine Pause einzulegen.

Setzen Sie gesunde Grenzen bei Ihrem Instant-Messaging-Programm. Sie könnten Benachrichtigungen für nicht kritische Chats ausschalten oder die Plattform während einer Teambesprechung schließen.

Sie können Mitarbeitern sogar erlauben, ihren Messaging-Status auf beschäftigt, verfügbar oder unsichtbar zu setzen, um ihnen zu ermöglichen, die Nutzung der Messaging-App selbst zu regulieren.

2. Wichtige Nachrichten möglicherweise verpassen

Nur weil Benachrichtigungen aufpoppen, bedeutet das nicht, dass Mitarbeiter sie bemerken. Manchmal sind die Mitarbeiter so vertieft in ihre aktuelle Aufgabe, dass sie Chat-Benachrichtigungen ignorieren oder übersehen. Eine Frage könnte also unbeantwortet bleiben, wenn sie über Instant Messaging gestellt wird.

In diesem Fall können Sie Erwartungen festlegen, dass IMs innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens beantwortet werden oder auf andere Kommunikationsmittel zurückgreifen, um wichtige Informationen zu übermitteln.

3. Verwischung der Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben

Obwohl es großartig ist, dass die meisten Instant-Messaging-Plattformen auf Desktop- und Mobilgeräten verfügbar sind, kann dies für überforderte Mitarbeiter problematisch sein. Wenn beispielsweise Nachrichten außerhalb der Arbeitszeiten gesendet werden, kann dies dazu führen, dass Mitarbeiter ausbrennen oder sich durch die ständige Verbindung überfordert fühlen.

Um dieses Problem zu vermeiden, legen Sie Grenzen für die Zeiten fest, in denen Mitarbeiter Instant Messaging nutzen können. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wann Sie erwarten, dass sie Instant Messages beantworten, und wann sie sich abmelden können, um persönliche Angelegenheiten zu erledigen.

Dies wird dazu beitragen, dass Instant Messaging eine positive Ergänzung für Ihr Unternehmen bleibt, und zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie als Menschen schätzen.

Best Practices für Instant Messaging im Unternehmen:

Obwohl die meisten Menschen mit Instant Messaging vertraut sind, ist es wichtig, zwischen IM für persönliche Kommunikation und Instant Messaging für geschäftliche Zwecke zu unterscheiden.

Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um Ihre Instant Messages professionell und effizient zu halten:

• Eine Nachricht/Ein Thema: Je präziser Sie bei IMs sind, desto besser. Machen Sie Ihre Nachricht umsetzbar und bleiben Sie bei einer Anfrage oder Frage zur gleichen Zeit.
• Behalten Sie Ihr Endziel im Auge: Seien Sie klar darüber, was Sie von der anderen Person benötigen, bevor Sie Ihre Nachricht formulieren. Dies wird sicherstellen, dass Sie die richtigen Worte wählen und die richtige Botschaft vermitteln.
• Nur die richtigen Personen kennzeichnen: Ein großer Fauxpas bei Instant Messaging ist es, zu viele Personen in Ihrer IM zu kennzeichnen. Kennzeichnen Sie nur die Personen, die die Informationen wissen müssen oder Ihre spezifische Frage beantworten können. Sie werden nicht nur Glaubwürdigkeit bei Ihrem Team aufbauen, sondern auch vermeiden, dass Benachrichtigungsmüdigkeit Ihr Team plagt.
• Seien Sie vorsichtig, was Sie schriftlich festhalten: Es mag verlockend sein, mit einem vertrauten Kollegen durch IM albern zu sein oder zu tratschen, aber denken Sie daran, dass jede Nachricht aufgezeichnet wird und bei Bedarf überprüft werden kann. Vermeiden Sie sensible Themen, vulgäre Sprache und Klatsch über Ihre geschäftliche Instant-Messaging-Plattform.

Vebessern Sie die Kommunikation und das Engagement der Mitarbeiter durch Instant Messaging noch heute

Es ist klar, dass Instant Messaging ein wesentlicher Bestandteil Ihres geschäftlichen Kommunikationssystems sein kann. Es kann nicht nur die Teamarbeit innerhalb Ihres Unternehmens erleichtern, sondern fügt auch eine zusätzliche Ebene der Kommunikation zu Ihren Kundenservicebemühungen hinzu.

Nach Abwägung der Vor- und Nachteile von Instant Messaging überwiegen die Vorteile bei weitem die Nachteile. Aber nicht alle Messaging-Apps sind gleich.

Die wichtigste Entscheidung ist, welche Instant-Messaging-Plattform für Ihr Unternehmen die richtige ist. Wählen Sie eine Plattform, die Informationssicherheit und erweiterte Funktionen bietet.

Suchen Sie nach weiteren Informationen darüber, wie Sie Instant Messaging in Ihr Unternehmen integrieren können? Kontaktieren Sie KADO Networks für weitere Details.

FAQs

Wie wird Instant Messaging am Arbeitsplatz verwendet?

Instant Messaging wird am Arbeitsplatz häufig für geschäftliche Kommunikation genutzt. Mitarbeiter verlassen sich auf IM für Arbeitsprojekte, Teamzusammenarbeit, Kundenkommunikation und soziales Miteinander mit Kollegen.

Wie kann ich mein berufliches Netzwerk ausbauen?

Bauen Sie Ihr berufliches Netzwerk auf, indem Sie mehr geben als nehmen, an Netzwerkveranstaltungen teilnehmen und eine digitale Visitenkarte mitnehmen, die Sie jederzeit teilen können.

Wie sieht die Zukunft des professionellen Netzwerks aus?

Die Zukunft des Netzwerkens beinhaltet maßgeschneiderte Treffen, verbesserte interne Netzwerke und KI-gesteuerte Netzwerkerlebnisse.

Was ist eine digitale Visitenkarte?

Eine digitale Visitenkarte, auch bekannt als visitenkarte mit QR code, ist eine teilbare digitale Datei, die Ihre grundlegenden Kontaktinformationen und zusätzliche Funktionen enthält, wie nützliche Links und Mediendateien, um zu zeigen, wer Sie als Profi sind.