Quali sono i pro e i contro della messaggistica istantanea per le aziende?

Scopri se la messaggistica istantanea è adatta alla tua azienda

La comunicazione è uno dei componenti più critici della tua piccola impresa. È essenziale facilitare una strategia di comunicazione efficace che permetta a tutto il tuo team di connettersi e condividere informazioni cruciali.

Ma a volte è difficile trovare un modo per comunicare quando qualcuno è in vacanza o lavora da casa. È qui che entra in gioco la messaggistica istantanea.

Probabilmente conosci le piattaforme di messaggistica istantanea nella tua vita personale, ma il software di messaggistica istantanea sta rapidamente prendendo piede nel mondo degli affari.

Sebbene le riunioni faccia a faccia, le chiamate telefoniche in diretta e le interazioni personali siano ancora ideali, la messaggistica istantanea rende la comunicazione conveniente, accessibile e veloce come un fulmine.

Esploriamo cosa è la messaggistica istantanea, come le aziende la utilizzano e i pro e i contro della messaggistica istantanea per la comunicazione aziendale.

Cos'è la messaggistica istantanea per la comunicazione aziendale?

La messaggistica istantanea è un software che permette la comunicazione istantanea tra due o più persone. Proprio come inviare messaggi di testo sul telefono, fornisce a tutte le parti un canale di comunicazione affidabile per impegnarsi in conversazioni in tempo reale attraverso i loro computer o dispositivi mobili.

Questi strumenti forniscono strumenti di comunicazione come la condivisione di link, l'impostazione dello stato e altre capacità che migliorano la conversazione. La messaggistica istantanea è un'opzione eccellente per la comunicazione aziendale poiché collega tutti i membri del team di diversi dipartimenti per facilitare conversazioni professionali.

Come le aziende utilizzano la messaggistica istantanea?

I proprietari di aziende utilizzano il software di messaggistica istantanea per facilitare la comunicazione interna ed esterna per quanto riguarda la comunicazione aziendale.

La comunicazione interna implica la condivisione di informazioni e conversazioni esclusivamente con persone all'interno della tua organizzazione. La comunicazione esterna è quando i membri della tua azienda comunicano con persone al di fuori dell'organizzazione.

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di comunicazione interna ed esterna utilizzando la messaggistica istantanea:

Esempi di messaggistica istantanea per la comunicazione interna

• Due membri del team che lavorano allo stesso progetto possono utilizzare la messaggistica istantanea per conferenze giornaliere.
• Il responsabile delle risorse umane può inviare un sondaggio ai dipendenti tramite la messaggistica istantanea.
• Un dipendente può inviare un messaggio al suo collega per chiarimenti immediati su una questione.

Esempi di messaggistica istantanea per la comunicazione esterna

• Un membro del team di supporto clienti può comunicare con un cliente tramite la messaggistica istantanea.
• Il software di messaggistica istantanea può avere una funzione ospite per permettere ai dipendenti di messaggiare facilmente con freelance e liberi professionisti.

Non importa come un'azienda sceglie di utilizzare la messaggistica istantanea, beneficia tutti i coinvolti. Quindi diamo un'occhiata ai pro e ai contro dell'uso della messaggistica istantanea per ottimizzare la comunicazione per la tua azienda.

Pro e contro della messaggistica istantanea

I vantaggi della messaggistica istantanea per la comunicazione aziendale

La messaggistica istantanea non è solo per i social media. Poiché è istantanea come fare una telefonata, questo strumento di comunicazione è eccellente per i proprietari di aziende che cercano di ottimizzare le interazioni tra i loro dipendenti.

Ecco i vantaggi dell'utilizzo del software di messaggistica istantanea per risolvere le esigenze di comunicazione della tua azienda.

1. Accedi ai messaggi istantanei su più dispositivi

Poiché la maggior parte dei servizi di messaggistica istantanea sono eseguiti tramite un'app, i tuoi dipendenti possono accedere ai loro messaggi istantanei da qualsiasi dispositivo mobile. Quindi, sia che si tratti di un iPhone, di un laptop o di un computer desktop, i dipendenti vedranno i popup dell'app di messaggistica o le notifiche e potranno rispondere immediatamente.

Questo è fantastico perché significa che il tuo team è sempre accessibile, anche in movimento nell'edificio o sulla strada per il lavoro. Quindi, se c'è un bisogno urgente di informazioni o risposte a una domanda pressante, la messaggistica istantanea ti metterà in contatto esattamente quando ne hai bisogno.

2. Facilita Il Team Building E La Fiducia

Il principale vantaggio della messaggistica istantanea è la camaraderia e la connessione che crea tra i dipendenti. Inoltre, offre uno spazio sicuro per relazioni informali che tipicamente avvengono nella sala pausa o vicino alla fontanella. 

Ora è più facile che mai trascorrere tutta la giornata incollati a uno schermo senza partecipare a conversazioni casuali che ti offrono una pausa mentale dal carico di lavoro.

La comunicazione informale potrebbe non sembrare una funzione aziendale critica, ma è il tipo di costruzione di connessioni che permette ai membri del team di costruire solidi rapporti di lavoro.

Questo porta a meno turnover dei dipendenti e maggiore produttività poiché i dipendenti si sentono membri del team valorizzati.

La messaggistica istantanea offre anche ai nuovi dipendenti o a quelli introversi un forum per sentirsi inclusi nelle chat di gruppo del team senza la pressione di intervenire in una conversazione dal vivo.

3. Capacità Di Mantenere Registri

Le telefonate e le videochiamate sono ottime, ma una volta terminate, normalmente non c'è una registrazione accessibile da rivedere, il che significa che potrebbe essere necessario richiedere le informazioni da capo.

Discutere di questioni aziendali tramite messaggistica istantanea consente di mantenere registri essenziali. Proprio come quando invii email, i programmi di messaggistica istantanea archiviano le conversazioni.

Ciò significa che se un collega condivide il link a un file o a un'agenda, puoi rivedere gli IM per trovare il documento piuttosto che chiedere loro di inviarlo di nuovo.

Gli archivi possono anche diventare fonti essenziali di informazioni per i nuovi assunti. Questo riduce il tempo che il management necessita per aggiornarsi con un nuovo membro del team, risparmiando costi indiretti e tempo prezioso per altre attività aziendali.

4. Migliora L'Efficienza Del Team E La Collaborazione

L'uso della messaggistica istantanea consente una comunicazione in tempo reale che colma la grande distanza tra i dipendenti remoti e i loro colleghi in presenza.

I servizi di messaggistica istantanea aiutano il tuo team a lavorare efficientemente da diverse posizioni. Quindi, se hai membri del team sul campo, via per una conferenza o semplicemente fuori ufficio, puoi usare questo software di comunicazione per interagire e condividere file.

Questo ti permette di condurre riunioni aziendali più efficaci e proattive via messenger, anche quando il tuo team è sparso su una lunga distanza.

L'uso di un'app di messaggistica istantanea per la tua azienda consente anche maggiori opportunità di collaborazione. Ad esempio, se una persona fa una domanda in una chat di gruppo, trasforma la mini chat room in un'opportunità di apprendimento per tutti i coinvolti.

Questo ridurrà il tempo trascorso a rispondere alle stesse domande più e più volte, specialmente poiché i membri della chat di gruppo possono cercare nella conversazione informazioni specifiche secondo necessità.

5. Complementa Altre Forme Di Comunicazioni Aziendali

La messaggistica istantanea è ancora più vantaggiosa quando viene utilizzata in combinazione con altre forme di comunicazione.

Ad esempio, supponiamo che tu sia in una videochiamata con un cliente riguardo ad un servizio o prodotto, e loro pongano una domanda alla quale non puoi rispondere.

In tal caso, puoi rapidamente inviare un messaggio a un membro del team per ottenere supporto o le informazioni di cui hai bisogno senza mettere il cliente in attesa.

Questo ti permetterà di multitaskare senza essere di disturbo e migliorare l'esperienza del cliente per il tuo cliente.

6. Rimuove Le Barriere Di Comunicazione

Nel mondo degli affari di oggi, non è insolito avere dipendenti sia locali che internazionali. Questo significa che, occasionalmente, potrebbe essere necessario che dipendenti con diverse lingue native comunichino tra loro.

La messaggistica istantanea abbatte le barriere permettendo ai membri del personale di connettersi rapidamente e capire meglio l'un l'altro.

Alcuni servizi di messaggistica istantanea offrono persino servizi di traduzione, il che significa che ci sono meno possibilità di incomprensioni dovute a una barriera linguistica.

Gli Svantaggi Della Messaggistica Istantanea Per Le Aziende

Ovviamente, tutto ha un lato negativo. Anche se la messaggistica istantanea può essere incredibilmente vantaggiosa per la tua azienda, ci sono alcuni svantaggi.

Ecco alcuni svantaggi dell'uso della messaggistica istantanea per le esigenze di comunicazione della tua azienda.

1. Potrebbe Diventare Una Distrazione

È vero: la messaggistica istantanea ha il potenziale di diventare una distrazione. I tuoi dipendenti potrebbero discutere di argomenti non correlati al lavoro o utilizzare il sistema di messaggistica per discutere di argomenti personali piuttosto che di quelli lavorativi.

Tuttavia, quella conversazione informale può giovare alla tua azienda aiutando i tuoi dipendenti a rilassarsi e a prendersi una pausa mentale dopo aver lavorato per tante ore.

Stabilisci dei confini salutari con la tua piattaforma di messaggistica istantanea. Potresti disattivare le notifiche per le chat non critiche o chiudere la piattaforma durante una riunione di team.

Puoi persino consentire ai dipendenti di impostare il loro stato di messaggistica su occupato, disponibile o invisibile per permettere loro di autoregolamentare l'uso dell'app di messaggistica.

2. Potenzialmente si può perdere messaggi importanti.

Solo perché le notifiche compaiono non significa che i dipendenti le notino. A volte i lavoratori sono così concentrati sul loro compito attuale che ignorano o trascurano le notifiche della chat. Quindi, una domanda può rimanere senza risposta se posta tramite messaggistica istantanea.

In questo caso, puoi stabilire aspettative che i messaggi istantanei siano risposti entro un certo lasso di tempo oppure passare ad altri metodi di comunicazione per trasmettere informazioni critiche.

3. Sfuma i confini tra lavoro e vita privata.

Sebbene sia eccellente che la maggior parte delle piattaforme di messaggistica istantanea siano disponibili su dispositivi desktop e mobili, ciò può causare problemi per i dipendenti sopraffatti. Ad esempio, se i messaggi vengono inviati durante le ore non lavorative, potrebbe causare il burnout dei lavoratori o sopraffarli con la connessione costante.

Per evitare questo problema, fissa dei limiti agli orari in cui i dipendenti possono usare la messaggistica istantanea. Comunica ai membri del personale quando ti aspetti che rispondano ai messaggi istantanei e quando possono staccarsi per occuparsi di affari personali.

Questo aiuterà a mantenere la messaggistica istantanea un'aggiunta positiva per la tua azienda e dimostrare ai tuoi dipendenti che ti preoccupi per loro come esseri umani.

Best Practices per la Messaggistica Istantanea Aziendale:

Sebbene la maggior parte delle persone siano familiari con la messaggistica istantanea, è importante distinguere tra utilizzare IM per la comunicazione personale e messaggistica istantanea per affari.

Ecco alcune cose che puoi fare per mantenere i tuoi messaggi istantanei professionali ed efficienti:

• Un Messaggio/Un Argomento: Più sei conciso con i messaggi istantanei, meglio è. Rendere il tuo messaggio attuabile e attieniti a una richiesta o domanda alla volta.
• Tieni a mente il tuo obiettivo finale: Sii chiaro su cosa ti serve dall'altra persona prima di formulare il tuo messaggio. Questo assicurerà che tu scelga le parole giuste e trasmetti il messaggio corretto.
• Tagga solo le persone giuste: Un grande errore con la messaggistica istantanea è taggare troppe persone nel tuo messaggio. Tagga solo le persone che devono conoscere l'informazione o rispondere alla tua specifica domanda. Non solo costruirai credibilità con il tuo team ma eviterai che la fatica delle notifiche affligga il tuo team.
• Stai attento a cosa scrivi: Può essere allettante essere sciocchi o fare gossip con un collega familiare tramite messaggi istantanei, ma ricorda che ogni messaggio è registrato e può essere rivisto se necessario. Evita argomenti sensibili, linguaggio volgare e pettegolezzi attraverso la tua piattaforma di messaggistica istantanea aziendale.

Usa la Messaggistica Istantanea per Migliorare la Comunicazione e Coinvolgere i Dipendenti Oggi

È chiaro che la messaggistica istantanea può essere una componente essenziale del sistema di comunicazione della tua azienda. Non solo può facilitare il lavoro di squadra all'interno della tua azienda, ma aggiunge un ulteriore livello di comunicazione ai tuoi sforzi di assistenza clienti.

Dopo aver esaminato i pro e i contro della messaggistica istantanea, i vantaggi della messaggistica istantanea superano di gran lunga gli svantaggi. Ma non tutte le app di messaggistica sono create allo stesso modo.

La decisione più importante è quale piattaforma di messaggistica istantanea è giusta per la tua azienda. Scegli una piattaforma che offra sicurezza delle informazioni e funzionalità avanzate.

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FAQ

Come viene utilizzata la messaggistica istantanea sul posto di lavoro?

La messaggistica istantanea sul posto di lavoro è ampiamente usata per la comunicazione aziendale. I dipendenti si affidano ai messaggi istantanei per progetti lavorativi, collaborazione in team, comunicazione con i clienti e socializzazione con i colleghi.

Come posso ampliare la mia rete professionale?

Amplia la tua rete professionale dando più di quanto prendi, partecipando a eventi di networking e portando con te un biglietto da visita digitale da condividere in qualsiasi momento.

Qual è il futuro del networking professionale?

Il futuro del networking prevede incontri su misura, reti interne migliorate e esperienze di networking guidate dall'IA.

Cos'è un biglietto da visita digitale?

Un biglietto da visita digitale, noto anche come biglietti da visita online , è un file digitale condivisibile che contiene le informazioni di contatto di base e funzionalità aggiuntive, come link utili e file multimediali, per mostrare chi sei come professionista.